Strona główna Biuletynu Informacji Publicznej - www.bip.gov.pl
Szkoła Podstawowa nr 9 w Koszalinie
Herb Szkoła Podstawowa nr 9 w Koszalinie

Niedziela 22.10.2017

A A A A
A A+ A++
zaawansowane

Protkoły z przeprowadzonych kontroli

Koszalin, dn. 27.04.2005 r.

BK.ZD.0913-1 - 6/05                                                  

egzemplarz nr ........

 

 

Protokół z kontroli przeprowadzonej

w   Szkole Podstawowej Nr 9   im. Mikołaja Kopernika

w    K o s z a l i n i e

__________________________________________________________________________

 

jednostka kontrolowana :

 Szkoła Podstawowa Nr 9 im.  Mikołaja Kopernika

75-100 Koszalin, ul. Powstańców Wielkopolskich 23

 

forma prawna:

jednostka budżetowa

 

kierownictwo jednostki:

Dyrektor                      - Wanda Wołontowicz - powołana na stanowisko Dyrektora z dniem

1.09.1997      roku (na okres 5 lat, przedłużono z dniem 19.08.2002 roku

 na okres 5 lat).

Główny Księgowy     - Jolanta Skupińska zatrudniona od 16.08.1996 r.

 

podstawa badania:

Zarządzenie Wewnętrzne Nr 49/05 Prezydenta Miasta Koszalina  z dnia 4 kwietnia 2005 roku

 

Czas kontroli:

6.04.2005 r. – 22.04.2005 r., z przerwą od 6.04.2005 r. – 11.04.2005 r.

 

Kontrolujący:

Kierownik zespołu kontrolnego:

1. Zdzisław Dąbrowski                        - inspektor Biura Kontroli

członkowie zespołu:

2. Grażyna Nowak                             - inspektor Biura Kontroli        

3. Krzysztof Stobiecki                       - inspektor Wydziału Edukacji

 

Zakres kontroli:

1.      Uregulowania organizacyjno – prawne.

2.      Gospodarka finansowa.

3.      Zamówienia publiczne.

 

Kontrola przeprowadzona została w trybie określonym w Zarządzeniu Wewnętrznym Nr 60/04 z dnia 22 marca 2004 roku Prezydenta Miasta Koszalina w sprawie: wprowadzenia Instrukcji kontroli stanowiącej załącznik do niniejszego zarządzenia w Urzędzie Miejskim oraz jednostkach organizacyjnych oraz innych jednostek podlegających kontroli organów

 

I.        UREGULOWANIA ORGANIZACYJNO - PRAWNE.

 

Szkoła Podstawowa Nr 9 im. Mikołaja Kopernika w Koszalinie działa w oparciu o Statut uchwalony w dniu 1 września 1992 r., którego zgodność z prawem potwierdził Kurator Oświaty w Koszalinie pismem syg. KO.II.013-58/93 (ujednolicony  dniu 13 września 2003 roku).

Statut Szkoły Podstawowej Nr 9 im. Mikołaja Kopernika w Koszalinie, zawiera informacje określone w art. 60 ust. 1 Ustawy o systemie oświaty, w tym  między innymi:

·        nazwę i typ Szkoły;

·        cele i zadania Szkoły oraz sposób ich wykonywania;

·        organy Szkoły i ich kompetencje (Dyrektor Szkoły, Rada Pedagogiczna, Rada Uczniowska, Rada Rodziców);

·        organizację oddziałów Szkoły;

·        zakres zadań nauczycieli, prawa i obowiązki uczniów;

·        szczegółowe zasady rekrutacji uczniów do Szkoły.

 

Szczegółowa organizacja pracy Szkoły Podstawowej Nr 9 w okresie kontrolowanym  tj. w 2004 roku  została określona w:

a)     arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2003/2004

b)    arkuszu organizacyjnym na rok szkolny 2004/2005.

 

Liczbę godzin i nadgodzin oraz ich przydział poszczególnym nauczycielom, jak również etaty pracowników administracji i obsługi w roku szkolnym 2003/2004 zostały zatwierdzone w arkuszu organizacji SP Nr 9 na rok szkolny 2003/2004 w dniu 15 maja 2003 roku, który został podpisany przez Prezydenta Miasta Mirosława Mikietyńskiego. Aneksy do organizacji roku szkolnego zostały wniesione: 18 września i 24 października 2003 roku. W badanym okresie tj. w roku 2004 do arkusza organizacji Szkoły Podstawowej Nr 9 wniesiono dwa  aneksy nr 3 i nr 4 - odpowiednio 20 stycznia oraz 7 maja  2004 roku.

·        aneks nr 3 z 20 stycznia  2004 roku dotyczył przydzielenia 9 godzin przeznaczonych na nauczanie indywidualne ucznia klasy IV - M.Z. oraz zwiększania zatrudnienia o jedną osobę w pełnym wymiarze czasu pracy  w dziale administracji i obsługi (konserwator).

·        aneks nr 4 z dnia 7 maja  dotyczył przydzielenia 9 godzin przeznaczonych na nauczanie indywidualne ucznia klasy IV - K.K.

Wprowadzone aneksami zmiany spowodowały zwiększenie ilości realizowanych godzin  ogółem z 856 na 874, ta ilość godzin była realizowana do końca roku szkolnego 2003/2004.

 

Od 1 września 2004 roku, Szkoła pracowała w oparciu o arkusz organizacji na rok szkolny 2004/2005, który został zatwierdzony w dniu 31 maja 2004 roku przez Prezydenta Miasta Mirosława Mikietyńskiego.

W roku szkolnym 2004/2005 w okresie od września do grudnia 2004 roku zostały wniesiony aneks nr 1 z dnia 14 września 2004 roku, który dotyczył:

-         zmniejszenia liczby  godzin wychowania fizycznego w klasie VIe z powodu likwidacji podziału na grupy,

-         przydziału 3 godzin na kształcenie specjalne uczennicy klasy V - K.S.,

-         przydziału 9 godzin na nauczanie indywidualne ucznia klasy VIe - P.Z.,

-         przydziału 9 godzin na nauczanie indywidualne ucznia klasy VIa - M.P.,

-         przydziału 9 godzin na nauczanie indywidualne ucznia klasy VId - M.Z.,

-         przydziału 9 godzin na nauczanie indywidualne ucznia klasy IVc - K.K.,

-         zmiana przydziału godzin nauczycielowi tańca,

-         zmian nauczyciela w kl. Ia  za p. M.M. przebywającą na urlopie dla poratowania zdrowia – p. M.S.

-         vacat – kształcenie zintegrowane - zatrudnienie 2 nauczycieli o tej specjalności .

Wprowadzone aneksem nr 1 zmiany spowodowały zwiększenie ilości realizowanych godzin  ogółem z  924 (w tym ponadwymiarowych 100) do 960
(
w tym ponadwymiarowych 148).

Wyżej wymieniona w ilość godzin była realizowana do końca grudnia 2004 roku.

 

II. Polityka kadrowa.

 

1.      Pracownicy pedagogiczni.

 

Liczbę etatów pedagogicznych zatwierdzonych w arkuszach organizacyjnych na rok szkolny 2003/2004 oraz 2004/2005 przedstawiono w poniższej tabeli.

 

Lp.

Stanowisko

Liczba etatów w roku szkolnym 2003/2004

Liczba etatów w roku szkolnym 2004/2005

1

Dyrektor

1

1

2

Wicedyrektor

2

2

3

Nauczyciele pełnozatrudnieni

33

37

4

Nauczyciele niepełnozatrudnieni

2

4

5

Pedagog

1

1

6

Bibliotekarz

1

1

7

Świetlica

2

2

Razem

42

48

 

Na podstawie dokumentacji zgromadzonej w aktach osobowych nauczycieli ustalono, że zatrudnienie nauczycieli w roku szkolnym 2003/2004 i 2004/2005 było zgodne ze stanem zatrudnienia określonym w arkuszach organizacyjnych szkoły.

Strukturę zatrudnienia wg stopnia awansu zawodowego przedstawiono w tabeli poniżej.

Lp.

STOPIEŃ AWANSU ZAWODOWEGO NAUCZYCIELI

Stan na 31 grudnia

2004 roku

1

DYPLOMOWANI

14

2

MIANOWANI

27

3

KONTRAKTOWI

6

4

STAŻYŚCI

1

 

Ogółem / ilość osób wg arkusza organizacyjnego/

48

W wyniku analizy dokumentacji zgromadzonej w teczkach akt osobowych  niżej wymienionych nauczycieli ustalono, że w aktach znajdują się dokumenty potwierdzające kwalifikacje nauczycieli do nauczania przedmiotów zgodnie z ukończonymi kierunkami studiów, studiów podyplomowych i kursów kwalifikacyjnych oraz akty nadania stopnia awansu zawodowego wydane na podstawie art. 9 b. ust. 4 pkt. 1, 2, 3 Karty Nauczyciela (Dz.U.1997. Nr 46 poz. 357 z późniejszymi zmianami) odpowiednio: przez dyrektora szkoły, organ prowadzący oraz organ sprawujący nadzór pedagogiczny.

D.W.- nauczyciel dyplomowany: dyplom ukończenia studiów magisterskich  na Wydziale Matematyczno-Przyrodniczym w zakresie matematyki;  nauczyciel zatrudniony w SP Nr 9 od 01.09.1990 r. na etacie nauczyciela matematyki z informatyką, dodatkowo ukończone studia podyplomowe w zakresie matematyki z informatyką.

D.W. w okresie od 01.09.2002 r do 31.05.2005 r. sprawuje funkcję opiekuna stażu nauczyciela R.F., ubiegającej się o awans zawodowy na stopień nauczyciela mianowanego. Za w/w czynności D.W. otrzymuje dodatek w wysokości 30 zł miesięcznie (zgodnie z uchwałą Nr XXVIII/494/2001 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 26 października 2001 r. w sprawie zmiany uchwały nr XVIII/341/2000 Rady Miejskiej w Koszalinie
z dnia 8 września 2000 r. w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania nauczycieli §4 ust.3 pkt.1).
  Przedmiot przydzielony - matematyka.

M.R. – nauczyciel dyplomowany, dyplom ukończenia studiów magisterskich na Wydziale Pedagogicznym – specjalność nauczanie początkowe. Zatrudniony w SP Nr 9 od 01.09.1987 roku, ukończone studia podyplomowe – informatyka w szkole oraz kursy kwalifikacyjne z terapii pedagogicznej oraz technologie informacyjne.  Przedmiot przydzielony - kształcenie zintegrowane.

W przypadku nauczyciela kontraktowego w aktach osobowych zgromadzono dokumenty potwierdzające kwalifikacje do nauczania przedmiotu zgodnie z ukończonymi kierunkami studiów  oraz akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczycielowi kontraktowemu, nadanym na podstawie art.9 b ust.4 pkt 1 Karty Nauczyciela, przez dyrektora szkoły. Sprawdzono pod tym względem  teczkę akt osobowych nauczyciela  kontraktowego  A.O.

A.O.- nauczyciel kontraktowy dyplom ukończenia wyższych studiów zawodowych na kierunku filologia w zakresie nauczania j. angielskiego. Od dnia 1 września 2003 roku A.O. jest zatrudniony na etacie nauczyciela j. angielskiego w pełnym, wymiarze czasu pracy, ukończone studia podyplomowe z  oligofrenopedagogiki.

W przypadku nauczyciela mianowanego w aktach osobowych zgromadzono dokumenty potwierdzające kwalifikacje do nauczania przedmiotu zgodnie z ukończonymi kierunkami studiów  oraz akt nadania stopnia awansu zawodowego nauczyciela mianowanego, nadanym na podstawie art.9 b ust.4 pkt 1 Karty Nauczyciela, przez organ prowadzący. Sprawdzono pod tym względem  teczkę akt osobowych nauczyciela mianowanego:

N.B.– nauczyciel mianowany dyplom ukończenia studiów magisterskich na Wydziale Pedagogicznym w zakresie wychowania muzycznego oraz kursy kwalifikacyjne z pedagogiki opiekuńczo-wychowawczej, bibliotekoznawstwa. Zatrudniony w SP Nr 9 od 01.09.1987 roku.  Przedmiot przydzielony - muzyka oraz gimnastyka korekcyjno-kompensacyjna w celu dopełnienia etatu.

 

2. Pracownicy administracji i obsługi.

 

Na podstawie akt osobowych i list obecności ustalono, że stan zatrudnienia pracowników administracji i obsługi jest zgodny z ilością etatów  zatwierdzonych w arkuszach organizacyjnych na rok szkolny 2003/2004  wraz z aneksem nr 3 oraz na rok szkolny 2004/2005, dane liczbowe przedstawiono w tabeli poniżej.

 

Lp.

Stanowisko

Liczba etatów w roku szkolnym 2003/2004

Liczba etatów

w roku szkolnym 2004/2005

1

Główny Księgowy

1

1

2

sekretarz

1

1

3

kierownik gospodarczy

1

1

4

referent ds. płac i kadr

1+1

1+1

5

woźny / konserwator

1

2*

6

szatniarz

1

1

7

sprzątaczki

5

5

 

Razem

12

13

*etat wprowadzony aneksem nr 3 w styczniu 2004 roku

 

3. Dyscyplina pracy.

 

W placówce obowiązuje Regulamin Pracy, wprowadzony zarządzeniem dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 9 w dniu 5 maja 1997 r., uzgodniony z  organizacjami związkowymi. Na ostatniej stronie Regulaminu, pracownicy poświadczyli podpisami zapoznanie się z jego treścią.

Aktualnie - znowelizowany Regulamin Pracy - skierowano do organizacji związkowych w celu dokonania uzgodnień.

Zapisy w Regulaminie pracy są zgodne z art. 1041 Kodeksu Pracy.

W toku kontroli ustalono:

1.     Listy obecności dla pracowników administracji i obsługi podpisywane są na bieżąco.

2.     W celu ewidencjonowania i rozliczania czasu pracy, wykorzystywanego przez pracowników na wyjścia w sprawach służbowych oraz sprawach prywatnych w Szkole prowadzona jest :

·          książka wyjść - w 2004 roku nie było odnotowanych wyjść prywatnych w godzinach pracy.

·          karta ewidencji rocznej czasu pracy pracowników administracji i obsługi - rozliczenia dokonywane są kwartalnie .

W Szkole Podstawowej Nr 9 środki ochrony indywidualnej, odzież robocza oraz środki czystości są wydawane pracownikom zgodnie z zasadami określonymi w  załącznik do Regulaminu pracy Szkoły Podstawowej Nr 9
w Koszalinie z dnia 10.01.1999 r.

Odzież robocza, środki ochrony indywidualnej  wydawane są osobom zajmującym następujące stanowiska:

§        bibliotekarz,

§        nauczyciel plastyki,

§        nauczyciel wychowania fizycznego,

§        szatniarz,

§        sprzątaczka,

§        rzemieślnik wykonujący pracę na zewnątrz,

§        konserwator.

Wydawanie środków ochrony oraz odzieży roboczej potwierdzane jest w imiennych kartotekach. Środki czystości nie są wydawane indywidualnie, natomiast są ogólnodostępne w łazienkach dla personelu.

 

4. Akta osobowe pracowników Szkoły.

 

Dokumentację związaną ze stosunkiem pracy pracowników pedagogicznych prowadzi specjalista ds. kadr p. Gabriela Szeflińska, natomiast dla  pracowników administracji i obsługi p. Daniel Mikołajczyk - kierownik gospodarczy  (łącznie 61 teczki akt osobowych). Akta osobowe pracowników Szkoły przechowywane są w oddzielnym zamykanym pomieszczeniu w szafie metalowej. Pomieszczenie znajduje się na piętrze budynku Szkoły.

Do losowej kontroli wybrano 6 teczek akt osobowych poniższych pracowników: 

·        A.O. - nauczyciel

·        B.N. - nauczyciel

·        D.W.- nauczyciel

·        M.R. - nauczyciel

·        I.K.   - sekretarz szkoły

·          Cz.I. - konserwator

 

Ustalono, że:

1.      Dokumentacja związana z aktualnym stosunkiem pracy, zgromadzona została w aktach osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami /Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika/.

2.  Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt pracowników są ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane. Każda z części zawiera pełny wykaz znajdujących się w niej dokumentów.

3.  W aktach przechowywane są oświadczenia pracowników potwierdzające zapoznanie się ze statutem szkoły.

4. W kontrolowanych aktach osobowych znajdowały się zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Aktualne orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi wszystkich pracowników  znajdują się w oddzielnym segregatorze.

 

 Lp.

Inicjały pracownika

Zaświadczenie lekarskie

Data szkolenia okresowego BHP

Data wydania

Data ważności

1

A.O.

16.03.2005

16.03.2006

01.03.2004

2

B.N.

26.03.2003

26.03.2006

06.04.2000

3

D.W.

26.03.2003

26.03.2006

25.03.2003

4

M.R.

26.03.2003

26.03.2006

06.04.2000

5

I.K.

27.08.2003

27.08.2007

03.11.2003

6

Cz.I.

19.01.2004

19.01.2007

01.03.2004

 

5. Urlopy.

 

Plan urlopów pracowników administracji i obsługi za 2004 rok został podpisany w dniu 13 marca 2004 roku przez dyrektora SP Nr 9 i uzgodniony z organizacjami związkowymi. W planie urlopów na 2004 rok uwzględniono wszystkich pracowników oraz zaplanowano urlopy wypoczynkowe w pełnym przysługującym wymiarze. 

Do dnia 31.03.2004 roku 11 pracowników nie wykorzystało urlopów wypoczynkowych przysługujących za 2004 rok, ilustruję to poniższe  zestawienie:

 

Lp

Nazwisko pracownika

Ilość dni niewykorzystanego urlopu

na dzień 31.12.2004 r.

Ilość dni niewykorzystanego urlopu

na dzień 31.03.2005 r

1

D.S. – sprzataczka

13

13

2

B.I. – sprzataczka

9

9

3

HJ. - szatniarka

4

4

4

I.K. -

9

9

5

E.B. - sprzataczka

6

6

6

D.M. – kierownik gospod.

17

17

7

G.Sz. -

5

4

8

M.Z. - sprzataczka

6

6

9

J.S. – Główny ksiegowy

2

1

10

M.Sz. - specjalista

4

4

11

Cz.I. - konserwator

26

25

R a z e m

101

98

 

Na podstawie kart ewidencji czasu pracy pracownika oraz list obecności pracowników administracji i obsługi stwierdzono, że ww. pracownicy na dzień 31.03.2005 r. nie wykorzystali 98 dni urlopu wypoczynkowego za 2004 r. Powyższe działanie jest niezgodne z art. 168 Kodeksu pracy – „urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art.163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego; nie dotyczy to części urlopu udzielonego zgodnie z art. 1672”.  

 

 

II. GOSPODARKA FINANSOWA

 

Plan finansowy Szkoły Podstawowej Nr 9 na 2004 rok wynosił:

Dochody

·        dział 758        -      1.300,00 zł     

·        dział 801        -    50.400,00 zł

RAZEM                 - 51.700,00 zł

 

Wydatki:

·        dział 801         - 2.362.990,00 zł.

·        dział 854         -      74.983,00 zł.

RAZEM              - 2.437.973,00 zł.

 

Obowiązki w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych powierzono pani Jolancie Skupińskiej  zakresem czynności z dnia 16.08.1996 r. Ponadto na podstawie art.4 ustawy o rachunkowości oraz art.35 Ustawy o finansach publicznych Dyrektor Szkoły z dniem 10.01.2005 r. powierzył Głównemu Księgowemu odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg rachunkowych.

 

1. Uregulowania wewnętrzne.

 

Zarządzeniem Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 9 w sprawie wprowadzenia zasad (polityki) rachunkowości określono:

·        rok obrotowy, którym jest rok kalendarzowy oraz okresy sprawozdawcze tj. miesiąc, kwartał i rok kalendarzowy,

·        opis przyjętych zasad rachunkowości,

·        zasady ochrony danych, gromadzenia i archiwizowania;

·        wykaz kont syntetycznych stosowanych w Szkole Podstawowej Nr 9 wraz z opisem przyjętych zasad księgowania na nich operacji gospodarczych;

·        zasady tworzenia, oznakowania i prowadzenia kont analitycznych oraz ich powiązania z kontami syntetycznymi;

·        zasady wyceny i inwentaryzacji aktywów i pasywów.

W placówce nie sporządzono dokumentacji opisującej zbiory danych tworzące księgi rachunkowe (brak wykazu ksiąg rachunkowych).

Ponadto ustalono, że w części opisowej przyjętych zasad rachunkowości w zakresie tworzenia kont analitycznych (wg. klasyfikacji budżetowej) przyjęto rozwiązania zgodne z Rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 roku w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz  planów dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.

W wyniku analizy wykazu kont analitycznych ustalono, że  nie utworzono kont analitycznych wg. działu, rozdziału i paragrafu do konta syntetycznego:

·        221 – Należności z tytułu dochodów budżetowych

·        730 – Sprzedaż towarów i wartości ich zakupu

·        750 – Przychody i koszty finansowe

·        760 – Pozostałe przychody i koszty

2. Gospodarka kasowa.

 

Zasady gospodarki kasowej zostały uregulowane w Instrukcji kasowej wprowadzonej Zarządzeniem Nr 2/93 Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 9 z dnia 1 września 1993 r. oraz dokumencie pn. Obieg dokumentów Szkoły Podstawowej Nr 9 w pkt. V Dokumentacja kasowa.

W okresie objętym kontrolą czynności  kasjera wykonywała pani Mariola Skup (zatrudniona na stanowisku specjalisty), której obowiązki  określone zostały w zakresie czynności z dnia 19.10.1993 r.

W dniu 1.09.1993 r. kasjer złożył oświadczenie o odpowiedzialności materialnej za powierzone pieniądze i inne wartości oraz zobowiązał się do przestrzegania obowiązujących przepisów w tym zakresie.   

W dniu  15.04.2005 r. kontrolujący przeprowadzili kontrolę kasy w Szkole Podstawowej Nr 9 stwierdzając, że stan gotówki w kasie oraz stan gotówki wykazany w raporcie kasowym nr 11/IV/2005 i nr 12/IV/2005 jest zgodny.  Protokół z kontroli kas stanowi załącznik nr 1 do protokołu.

 

Ewidencja operacji kasowych finansowanych ze środków pieniężnych gromadzonych na rachunkach bankowych środków budżetowych, środków ZFŚS dokonywana jest w jednym raporcie kasowym, z zachowaniem ciągłości numeracji. Kontroli poddano raporty kasowe od stycznia do grudnia 2004 roku.

Ustalono, że:

1.  Raporty kasowe sporządzano w terminach określonych w „Instrukcji kasowej” (za okresy kilkudniowe, 10-cio dniowe - dekadowo). 

 2. Dokumenty źródłowe wprowadzano do raportów kasowych z datą operacji gospodarczych - zgodnie z art. 23 ust. 2 Ustawy o rachunkowości.  

3.  Dyrektor placówki aneksem z dnia 2 stycznia 2001 r. do Zakładowego Planu Kont na 2001 r. ustalił pogotowie kasowe w wysokości 1000 zł. z przeznaczeniem na bieżącą działalność Szkoły. Wysokość pogotowia kasowego do czasu rozpoczęcia kontroli nie uległa zmianie.

4. Po kontroli 46 raportów kasowych nie stwierdzono przypadków przekroczenia ustalonego pogotowia kasowego. 

5.  Rachunki stanowiące postawę dokonania wydatków były poddawane kontroli pod względem merytorycznym (Dyrektora Szkoły, Kierownika Administracyjno-Gospodarczego) oraz formalno-rachunkowym przez Głównego Księgowego.

6.  Rachunki zatwierdzane były do wypłaty przez Dyrektora i Głównego Księgowego Szkoły.

7.     Na fakturach i rachunkach, stanowiących podstawę dokonania wydatków, brak jest informacji w zakresie stosowania Ustawy o zamówieniach publicznych. 

8.      Kontrolę kasy przeprowadzono na koniec roku obrotowego tj. 31.12.2004 r. oraz doraźnie w dniach: 28.05.2004 r.;  2.07.2004 r.;  26.07.2004 r.;  5.10.2004 r.

 

 

3. Udzielanie zaliczek na wydatki do rozliczenia.

 

W kontrolowanym okresie w Szkole Podstawowej Nr 9 udzielono 23 zaliczek. Na podstawie dokumentów źródłowych (w okresie: styczeń - grudzień 2004 r.) ustalono, że:

1.   W placówce nie określono zasad udzielania i rozliczania zaliczek.

2.   Wnioski będące podstawą wypłaty zaliczki były zatwierdzane do wypłaty przez Głównego księgowego oraz Dyrektora Szkoły.

3.   Tylko w dwóch przypadkach, na zatwierdzonym wniosku, określono termin rozliczenia zaliczki. W pozostałych wnioskach brak terminu jej rozliczenia.

4.    W siedmiu przypadkach rozliczenie zaliczek jednorazowych następowało  po terminie dwudziestodniowym i dłuższym:

- zaliczka dla W.M udzielona w dniu 22.01.2004 r., w wysokości 1.405 zł, rozliczona w dniu 24.02.2004 r;

- zaliczka dla E.B udzielona w dniu 24.02.2004 r., w wysokości 70 zł, rozliczona w dniu 29.03.2004 r;

-    zaliczka dla F.M udzielona w dniu 5.04.2004 r., w wysokości 3.780 zł, rozliczona w dniu 30.04.2004 r;

- zaliczka dla D.M udzielona w dniu 4.05.2004 r., w wysokości 1.000 zł, rozliczona w dniu 2.06.2004 r;

-    zaliczka dla W.M. udzielona w dniu 8.10.2004 r., w wysokości 4.500 zł, rozliczona w dniu 29.10.2004 r;

-    zaliczka dla W.K. udzielona w dniu 2.11.2004 r. w wysokości 350 zł, rozliczona w dniu 29.11.2004 r.

W jednym przypadku zaliczka udzielona Kierownikowi Gospodarczemu
w wysokości 200 zł. w dniu 1.07.2004 r. rozliczona została po 61 dniach tj. w dniu 31.08.2004 r.
Szczegółowe rozliczenie zaliczek przedstawiono
w tabeli stanowiącej załącznik nr 2 do protokołu.

5.     Zaliczki rozliczano poprzez przedłożenie faktur i rachunków, które Każdorazowo podlegały kontroli merytorycznej, formalno - rachunkowej oraz zatwierdzeniu do rozliczenia. Zdarzenia gospodarcze podlegały ewidencji zgodnie z zasadami określonymi w polityce rachunkowości.

6.    Zaliczki wydatkowano na cele określone we wnioskach.

 

4. Rozliczanie podróży służbowych.

 

Z ewidencji podróży służbowych wynika, że w 2004 roku wystawiono 12 Poleceń wyjazdu służbowego.

Na podstawie delegacji rozliczonych w styczniu i grudniu 2004 r. stwierdzono, że kwoty ustalone do wypłaty zostały naliczone zgodnie z obowiązującymi przepisami, rozliczenia były poddawane kontroli pod względem formalnym i rachunkowym, merytorycznym oraz zatwierdzane do wypłaty przez Głównego Księgowego i Dyrektora Szkoły lub jego zastępcę. Polecenie wyjazdu służbowego dla Dyrektora Szkoły zatwierdzał Sekretarz Miasta i w jednym przypadku Dyrektor Wydziału Edukacji Urzędu Miasta. Zatwierdzenia rozliczenia delegacji Dyrektora dokonywał Wicedyrektor. Nie stwierdzono nieprawidłowości.

 

5. Gospodarka drukami ścisłego zarachowania.

 

Kontrolujący ustalili, że w placówce prowadzonych jest pięć książek druków ścisłego zarachowania:

·        Książka założona w dniu 10.02.1992 r., w której ewidencjonowane są następujące druki:

-         czeki gotówkowe;

-         dowody wypłaty KW (stan 0, ostatni zapis z dnia 3.01.2005 r. rozchód druków od nr 01-26);

-         dowody wpłaty KP (stan 0, ostatni zapis z dnia 29.03.2005 r. rozchód druków od nr 67-93).

·        Książka założona w dniu 2.12.2003 r. , w której ewidencjonowane są  druki arkusze spisu z natury (stan 0 szt. ostatni wpis 4.12.2003 r. rozchód 48 szt.).

·        Książka założona w dniu 7.04.1993 r. , w której ewidencjonowane są legitymacje służbowe PKP. Na dzień 28.01.2005 r. stan 18 szt. stan zgodny.

·        Książka założona w dniu 1.10.1998 r. , w której ewidencjonowane są legitymacje szkolne.  Stan na dzień 18.04.2005 r. wg. ewidencji 146 szt.  w tym: blankiety nowe 91 szt, blankiety anulowane 70 szt.

·        Książka założona w dniu 16.06.1999 r. , w której ewidencjonowane są świadectwa szkolne:

- świadectwa szkolne MEN II/1/2- stan ewidencyjny na dzień 18.06.2004 r. – 90 szt,

   stan zgodny;

- świadectwa szkolne MEN II/3/2- stan ewidencyjny na dzień 14.06.2004 r. – 104 szt.

    stan zgodny;

- świadectwa szkolne MENiS II/3-w/2- stan ewidencyjny na dzień 8.6.2004 r. – 30 szt.

    stan zgodny;

- świadectwa szkolne MENiS II/10/2- stan ewidencyjny na dzień 24.02.2005 r. – 7  szt.

    stan zgodny;

- świadectwa szkolne MEN II/10-w/2- stan ewidencyjny na dzień 9.06.2004 r. – 24 szt.

    stan zgodny.

Pracownikami odpowiedzialnymi za prawidłową gospodarkę, ewidencję i zabezpieczenie druków jest kierownik administracyjno – gospodarczy oraz sekretarz szkoły. W toku kontroli ustalono, że w placówce z dniem 15.04.2005 r. Zarządzeniem Nr 2 /2005 w sprawie: wprowadzenia instrukcji ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania, wprowadzono instrukcję oraz powierzono gospodarkę drukami sekretarzowi szkoły.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Rozrachunki i rozliczenia.

 

·        Rozliczenie z Urzędem Skarbowym - zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

 

Badaniem objęto zgodność danych wykazanych w deklaracji PIT 4 z ewidencją księgową oraz terminowość przekazywania zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych do Urzędu Skarbowego. Dane przedstawiono w tabeli.

 

Miesiąc

Podatek

wg. ewidencji księgowej

Podatek

Deklaracja PIT- 4

Podatek

Deklaracja PIT-8A

Wynagrodzenie płatnika

Kwota przekazana do US

Data

Przelewu

 

Należna zaliczka wynagrodzenia ze stosunku pracy

Umowy zlecenia

Razem

Styczeń

7.215,50

7.215,50

-

7.215,50

-

21,60

7.193,90

18.02.2004

Luty

8.285,40

8.227,70

57,70

8.285,40

-

24,90

57,70

8.202,80

2.03.2004

11.03.2004

Marzec

17.118,60

17.118,60

-

17.118,60

-

51,40

17.067,20

19.04.2004

Kwiecień

12.162,28

11.808,30

-

11.808,30

354,00

 

35,40

1,10

 

352,90

3.126,80

8.646,10

7.05.2004

7.05.2004

20.05.2004

K-0

Maj

9.371,20

9.371,20

-

9.371,20

-

28,10

9.343,10

18.06.2004

Czerwiec

15.682,40

14.494,40

-

14.494,40

1.188,00

 

43,50

3,60

-1,80

1.184,40

6.080,80

7.212,20

30.06.2004

30.06.2004

16.07.2004

K-594,00

Lipiec

8.725,80

8.557,40

-

8.557,40

-

25,70

7.555,30

31,30

9.08.2004

5.08.2004

Sierpień

7.992,90

7.992,90

-

7.992

-

24,00

7.968,90

20.09.2004

Wrzesień

10.281,90

10.281,90

-

10.281,90

-

30,80

10.251,10

13.10.2004

19.10.2004

Październik

11.127,40

11.124,50

-

11.124,50

-

33,40

89,10

11.002,00

13.10.2004

18.10.2004

Listopad

15.044,80

-4.857,00

10.123,80

113,90

10.237,70

-

30,50

10.151,40

16.12.2004

Grudzień

10.358,25

+4.857,00

15.333,80

-

15.333,80

-

46,00

392,20

4.842,40

84,20

23.12.2004

16.12.2004

29.12.2004

Razem

133.366,43

131.629,30

171,60

131.800.90

1.631,10

400,10

10.028,73

5.01.2005

       

W wyniku analizy danych zawartych w tabeli oraz dokumentacji księgowej ustalono, że:

-         zaliczki na podatek dochodowy przekazywane były do Urzędu Skarbowego w ustawowych terminach,

-         w styczniu 2004 roku nastąpiła nadpłata zaliczki na podatek dochodowy za grudzień 2003 o kwotę 1.157,90 zł. zweryfikowanie nadpłaty nastąpiło w lipcu 2004 r.

-         występuje rozbieżność w kwocie 168,40 zł. między zaliczką na podatek dochodowy za sierpień zaewidencjonowaną w księgach rachunkowych a wykazaną w deklaracji- różnica wynika z przyjęcia do ewidencji danych wynikających z protokołu komisji socjalnych a nie z list płac. Omyłkę z weryfikowano w miesiącu  grudniu 2004 r.

-         różnicę w kwocie 55,80 zł. wynikającą z kwoty zadeklarowanej  PIT 4 za listopad 2004 a przekazanymi środkami do Urzędu Skarbowego uzupełniono 5.01.2005 r.

Ponadto ustalono, że w wyniku nie ustalania na bieżąco kwot zaliczek na podatek dochodowy deklarowanych w PIT-4 z kwotami wynikającymi
z ksiąg rachunkowych powstała różnica w kwocie 3,93 zł. dotycząca lat ubiegłych.

 

·        Rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

 

Zgodnie z art.  47 ust 1 pkt. 2 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych Szkoła Podstawowa Nr 9 jako płatnik składek na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i fundusz pracy zobowiązany jest do przesłania do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych miesięcznych deklaracji rozliczeniowych  oraz opłacania składki za dany miesiąc do 5 dnia następnego miesiąca.

Ustalono, że deklaracje do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych były przekazywane terminowo przy zastosowaniu programu komputerowego Płatnik.

Na podstawie zapisów na kontach analitycznych ksiąg rachunkowych, deklaracji DRA oraz przelewów sprawdzono terminowość wywiązywania się  Szkoły Podstawowej Nr 9 z obowiązku przekazywania składek za dany miesiąc
do 5 dnia następnego miesiąca do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

Wyniki analizy przedstawiono w poniższej tabeli.

               

M.-c

Świadczenia wypłacone pracownikom

wg DRA

Składki na ubezpieczenie

księgi rachunkowe-DRA

Składki

na fundusz zdrowotny

DRA

Składki

na fundusz

pracy – FP

DRA

Płatnik

Data

Przelewu

 

Kwota przelewu

 

I

109.622,13

38.922,77

7.410,95

2.685,74

0,49

3.02.2004

49.019,46

II

122.325,22

43.584,15

8.280,89

2.996,97

0,50

4.03.2004

54.862,01

III

221.895,63

80.457,50

15.063,46

5.436,44

0,16

5.04.2004

100.957,40

IV

125.994,26

44.718,84

45.180,22K

8.752,81

8.714,78K

3.086,86

0,25

0,71K

5.05.2004

18.05.2004

56.520,48

499,41K

V

131.780,49

46.529,37

9.041,90

3.228,62

1,79

4.06.2004

58.799,89

VI

121.848,82

42.760,57

8.322,89

2.985,30

1,91

5.07.2004

54.068,76

VII

119.544,93

42.374,57

8.088,59

2.928,85

1,45

5.08.2004

53.392,01

VIII

121.420,03

42.551,19

8.143,00

2.974,79

1,96

6.09.2004

53.668,98

IX

130.201,91

46.827,91

8.781,80

3.189,95

0,82

5.10.2004

58.799,66

58.801,86K

X

152.228,93

53.788,35

10.395,25

3.729,61

1,34

5.11.2004

67.913,21

XI

130.988,45

45.558,71

44.883,69K

9.022,22

8.972,43K

3.209,22

2,47

1,91K

3.12.2004

57.790,15

XII

137.722,05

46.895,76

9.321,39

3.374,19

2,76

3.12.2004

23.12.2004

23.12.2004

5.01.2005

724,81

1.911,44

5,90

56.949,19

 

W kontrolowanym zakresie nie stwierdzono nieprawidłowości.

 

7. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych.

 

Zasady gospodarki funduszem świadczeń socjalnych w Szkole Podstawowej Nr 9 Dyrektor określił w „Regulamine Gospodarowania Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych Szkoły Podstawowej Nr 9 w Koszalinie, obowiązującym od dnia 4.04.1995r. Regulamin został uzgodniony
z organizacjami związkowymi działającymi na terenie Szkoły. Przepisy Regulaminu zgodne są z przepisami ustawy z dnia 4 marca 1994 r.
o zakładowym funduszu socjalnym.

Integralną częścią Regulaminu jest Załącznik do Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych – ustalenia do wewnętrznego regulaminu, w którym zawarto kryteria dochodowe uprawniające do uzyskania dofinansowania do poszczególnych form pomocy finansowanych z ZFŚS.

W planie finansowym na 2004 r. na dzień 31.05.2004 r. określono środki finansowe na odpis na ZFŚS w wysokości 96.700 zł., które następnie zwiększono do wysokości 101.040 zł. Do dnia 31.05.2004 r. jednostka zobowiązana była przekazać na rachunek bankowy kwotę w wysokości
24.175 zł.

Naliczony odpis przekazano na rachunek bankowy w dniach:

·        8.03.2004 r.      -  10.000,00 zł.

·        5.04.2004 r.      -  14.175,00 zł.

Razem                           24.175,00 zł

·        24.05.2004       -  30.000,00 zł.

·        27.05.2004       -  18.350,00 zł.

·        30.09.2004       -  25.315,00 zł

·        18.11.2004       -    3.200,00 zł

RAZEM                       101.040,00 zł.

 

Środki finansowe przekazano na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych w ustawowym terminie.

Na dzień 31.12.2004 r. Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych wynosił 33.360,14 zł. z tego:

- środki na rachunku bankowym        6.561,14 zł

- udzielone pożyczki                        26.799,00 zł.

 

8. Wynagrodzenia.

 

Na podstawie dokumentów źródłowych ustalono, że w  2004 roku w Szkole Podstawowej Nr 9 przy ustalaniu składników wynagrodzeń stosowano niżej wymienione przepisy:

·        Uchwałę  Nr XVIII/341/2000 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 8 września 2000 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania nauczycieli,

·        Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 25 lipca 2000 r. w sprawie zasad wynagradzania i wymagań kwalifikacyjnych pracowników samorządowych zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. z dnia 28 lipca 2000 r. z póź. zm.),

·        Uchwałę Nr XIV/200/2004 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 11 marca 2004 r. w sprawie ustalenia najniższego wynagrodzenia zasadniczego w pierwszej kategorii zaszeregowania oraz uzgodnienia wartości jednego punktu w złotych dla pracowników niepedagogicznych zatrudnionych w szkołach, placówkach oświatowych i innych jednostkach organizacyjnych Miasta Koszalina,

·        „Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi obowiązujący w Szkole Podstawowej Nr 9 w Koszalinie”- uzgodniony z organizacją związkową i obowiązujący od 1.09.2003 r.

 

Prawidłowość ustalania stawek wynagrodzenia zasadniczego, dodatków funkcyjnych, premii sprawdzono na podstawie dokumentacji płacowej i kart wynagrodzeń 12 losowo wybranych pracowników:

- A.B.  - nauczyciel dyplomowany

- J.K.   - nauczyciel  dyplomowany

- B.W. - nauczyciel mianowany

- M.W.- nauczyciel mianowany

- A.D.  -  nauczyciel kontraktowy

- M.S.  - nauczyciel kontraktowy

- J.S.    - główny księgowy

- D.M. -kierownik gospodarczy

- M.S. - specjalista

- M.Z. - sprzątaczka

- C.J.  - konserwator 

- H.J.  – szatniarka

- J.Z.  - konserwator

W toku kontroli ustalono:

1.      Wynagrodzenia zasadnicze nauczycieli zostały ustalone zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej z 11.05.2000 r. w sprawie wysokości minimalnych stawek wynagrodzenia zasadniczego nauczycieli, sposobu obliczania wysokości stawki wynagrodzenia zasadniczego za jedną godzinę przeliczeniową, wykazu stanowisk oraz dodatkowych zadań i zajęć uprawniających do dodatku funkcyjnego, ogólnych warunków przyznawania dodatku motywacyjnego, wykazu trudnych i uciążliwych warunków pracy stanowiących podstawę przyznania dodatku za warunki pracy oraz szczególnych przypadków zaliczania okresów zatrudnienia i innych okresów uprawniających do dodatku za wysługę lat (Dz.U. z 2000, nr 39, poz. 455 z późn. zm.).

2.     Pozostałe składniki wynagrodzenia: dodatek funkcyjny, dodatek za wychowawstwo, dodatek za opiekuna stażu zostały ustalone zgodnie z Uchwałą Nr XVIII/341/2000 Rady Miejskiej w Koszalinie z dnia 8 września 2000 roku w sprawie wprowadzenia regulaminu wynagradzania nauczycieli.

3.     W przypadku nauczycieli kończących funkcje opiekuna stażu w maju nie uwzględniono dodatków za opiekuna stażu przy ustalaniu wynagrodzenia za okres wakacyjny. 

4.     W 2004 roku dla kontrolowanych pracowników administracji i obsługi w angażach nie określono ilości punktów będących podstawą ustalenia wysokości wynagrodzenia zasadniczego. Ustalono, że przyznana i wypłacana kwota wynagrodzeń mieściła się w kategorii zaszeregowania dla kontrolowanych stanowisk pracy.

5.     W 2004 roku przyznano i wypłacano pracownikom administracji i obsługi dodatki:

-  za prowadzenie kasy 190 zł. miesięcznie,

-  za dozorstwo 15 %  miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego,

-  za pełnienie obowiązków inspektora BHP 200 zł. miesięcznie.

6.  Premia była przyznawana i wypłacana zgodnie z zasadami określonym w Regulaminie premiowania, tj. do wysokości 25 % wynagrodzenia zasadniczego dla pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych a dla pozostałych pracowników  do 20 %. wynagrodzenia zasadniczego.

 

9. Dochody.

 

W 2004 roku Szkoła Podstawowa Nr 9 w Koszalinie pozyskiwała dochody na podstawie 9 umów najmu zawartych na rok szkolny 2003/2004 oraz 27 umów zawartych na rok szkolny 2004/2005. Szczegółowy wykaz umów najmu przedstawiono w załączniku nr 3  do protokołu.

Ponadto wynajmowano pomieszczenia raz w tygodniu po 1,5 godz. bezpłatnie dla:

1.     Komendy Miejskiej Policji w Koszalinie na podstawie pisma znak E.MU.0717-8/04 z dnia 29.09.2004 r.

2.     Komendy Miejskiej Straży Pożarnej w Koszalinie na podstawie pisma znak E.MU.4317-36/04 z dnia 29.09.2004 r.

 

W toku kontroli ustalono:

1.       W placówce brak dokumentacji potwierdzającej ustalenie na 2004 rok minimalnej stawki czynszu najmu i dzierżawy 1 m2 pomieszczeń szkolnych na bazie rzeczywistych kosztów utrzymania wszystkich pomieszczeń w placówce za rok 2003. Obowiązek i zasady ustalania stawki za 1m2 zostały określone Zarządzeniem nr 66/460/03 Prezydenta Miasta Koszalina z dnia 16 lipca 2003 r w sprawie warunków najmu i dzierżawy pomieszczeń szkolnych

2.       Dokumentem potwierdzającym wysokość przyjętych i obowiązujących stawek w 2004 r. jest pismo Dyrektora Szkoły - znak SP.9.II.1.1.3/04 z dnia 16.01.2004 r., skierowane do Prezydenta Miasta, w którym wskazano stawki wynajmu za 1 godzinę.

3.       Na 2005 rok stawki za najem i dzierżawę pomieszczeń ustalono z zachowaniem zasad określonych ww. Zarządzeniu co znajduje potwierdzenie  w protokole  z dnia  10.01.2005 z ustalenia kosztów utrzymania 1 m2 powierzchni użytkowej poniesionych w Szkole w 2004 r. Ustalone stawki zostały zatwierdzone przez Dyrektora Szkoły Zarządzeniem Nr 1/2005 r. Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 9 w Koszalinie w sprawie wysokości stawek za wynajem pomieszczeń na terenie Szkoły w 2005 roku z dnia 3.01.2005 r.

4.       Ogłoszenia informacji o pomieszczeniach przeznaczonych do wynajmu dokonywano:

·        na rok szkolny 2003/2004  w Głosie Koszalińskim z dnia 5.09.2003 roku,  (sklepik szkolny, sala gimnastyczna, pomieszczenia lekcyjne), które jak wynika z oświadczenia kierownika gospodarczego, zostało zamieszczone również na tablicy ogłoszeń w Szkole;

·        na rok szkolny 2004/2005 na tablicy ogłoszeń w Szkole; w dniu 1.07.2004 r. umieszczono informację, że Szkoła wynajmie pomieszczenie na sklepik szkolny, sale gimnastyczne i pomieszczenia lekcyjne.

Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 9 zatwierdzał treść ogłoszeń o przeznaczeniu do wynajęcia wyżej opisanych pomieszczeń, nie wskazywano  terminów i miejsca składania ofert.

5. W odniesieniu do treści ogłoszeń oraz zawartych przez Dyrektora umów najmu  na lata szkolne 2003/2004 oraz 2004 /2005 stwierdzono, że:

·        w kontrolowanym okresie wynajmowano pomieszczenia, o których możliwości wynajmu nie informowano w ogłoszeniach:

  - gabinet stomatologiczny wynajmowano na podstawie umowy zawartej w dniu 1.07.2003 r. na okres 1.07.2003-31.08.2004 i umowy zawartej w dniu 1.09.2004 r. na okres 1.09.2004-31.08.2005 określając stawkę czynszu miesięcznego na kwotę  1 zł. netto.

-  pomieszczenia na stołówkę szkolną wynajmowano na podstawie umowy

     zawartej w dniu 14.08.2003 r. na okres  1.09.2003-31.08.2004 i  umowy zawartej w dniu 5.08.2004 r. na okres od 1.09.2004-31.08.2005 za odpłatnością miesięczną 130 zł plus opłata za media wg zużycia.

·          w odniesieniu do dwóch wyżej opisanych umów kontrolujący stwierdzają, że umowy najmu na rok szkolny 2004/2205 zostały zawarte z osobami korzystającymi z pomieszczeń również w latach ubiegłych.

6. Umowy zostały zawarte przez Dyrektora Szkoły zgodnie z udzielonym mu pełnomocnictwem na okres 1 roku.

7.  W kontrolowanych umowach nieprawidłowo wskazano nazwę strony umowy jako „Szkoła Podstawowa Nr 9”. Prawidłowo określenie jest następujące  Miasto Koszalin - Szkoła Podstawowa  Nr 9”.

8. Szkoła Podstawowa Nr 9 wystawiała najemcom rachunki za wynajem pomieszczeń. W 2004 roku najemcy zostali obciążeni opłatami zgodnie z umowami najmu.

9.  Wypracowane dochody za 2004 rok odprowadzano na rachunek budżetu Miasta.

10. W tabeli wskazano stan należności z tytułu najmu pomieszczeń szkolnych na dzień 31.12.2004 r. oraz daty spłaty należności:

 

Lp.

Przedmiot najmu

stan należności

Data spłaty

1.

lokal mieszkalny

1.575,42

18.04.2005

2.

stołówka + sklepik + media

2.049,69

17.01.2005

3.

sale lekcyjne

128,10

11.01.2005

4

sala gimnastyczna

1.070,55

20.01.2005

5.

sala gimnastyczna

832,65

20.01.2005

6.

sala gimnastyczna

237,90

06.01.2005

7.

sala gimnastyczna

658,80

366,00-20.01.2005

292,80-19.04.2005

8.

sala gimnastyczna

475,80

12.01.2005

 

 

10. Zasady kontroli wewnętrznej.

 

W Szkole Podstawowej Nr 9 nie uregulowano zasad kontroli finansowej w zakresie określonym w art. 35 a Ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 1998, Nr 155, poz. 1014 z późn. zm.) – Dyrektor nie ustalił w formie pisemnej procedur kontroli.

W toku kontroli ustalono, że kontrola wewnętrzna prowadzona jest w ramach obowiązku nadzoru przez pracowników na stanowiskach kierowniczych i jest powiązana ze strukturą jednostki. Zagadnienia kontrolne realizowane są głównie przez bieżącą kontrolę dokumentów finansowo – księgowych lub badania składników majątkowych podczas inwentaryzacji.

 

III. ZAMÓWIENIA  PUBLICZNE

 

Kontrolą objęto zamówienia publiczne przeprowadzone w Szkole Podstawowej Nr 9 w Koszalinie w 2004 roku.

 

1.        Remont sanitariatów – w.c. dziewcząt – II pietro.

 

Zarządzeniem wewnętrznym Nr 4 Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 9  z dnia 21 maja 2004 r. w sprawie powołania komisji przetargowej do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 60.000 euro, powołał komisję w składzie trzech osób do przeprowadzenia postępowania przetargowego na wykonanie zadania - remont sanitariatów - wc dziewcząt – II piętro. 

Wartość szacunkową robót ustalono na podstawie kosztorysu inwestorskiego na kwotę 34.489,53 zł., co stanowiło 7.348 euro (kurs na dzień 21.05.2004 r. 4,6939 – Tabela kursowa nr 99/A/NBP/2004).

Ogłoszenie o przetargu zostało zgodnie z art. 40 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamieszczone na tablicy ogłoszeń w Szkole. W treści ogłoszenia zawarto wszystkie informacje określone w art. 41 ww. Ustawy.

Termin składania ofert zamawiający wyznaczył na dzień 16.06.2004 r. do godz. 945, natomiast termin i miejsce otwarcia ofert określono na godzinę 1000 tego samego dnia w siedzibie zamawiającego. Termin do złożenia ofert został wyznaczony zgodnie z art. 43 ust. 1 Prawa zamówień publicznych.

Do oceny ofert wyznaczono jedno kryterium  - cena - 100 %

W SIWZ Zamawiający wskazał, że załączone do oferty dokumenty w formie oryginału lub kserokopii muszą być opatrzone klauzulą „za zgodność z oryginałem” poświadczone za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę i opatrzone datą,   nie  oznacza to aktualności dokumentu. Działanie powyższe jest niezgodne z § 1 ust. 1 Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 7.04.2004 r. w sprawie rodzajów dokumentów potwierdzających spełnienie warunków udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy.

W załączonym wzorze umowy a później w podpisanej umowie z wykonawcą wskazano, że zamawiającym jest Szkoła Podstawowa  Nr 9 Koszalin, reprezentowanym przez Dyrektora Szkoły i Główną Księgową. Stroną umowy jest „Miasto Koszalin – Szkoła Podstawowa Nr 9 w Koszalinie”.

W wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wpłynęły dwie oferty:

-   oferta nr 1 – Zakład Ogólnobudowlany PRIMA Zenek Bednarek

-   oferta nr 2 – Przedsiębiorstwo Remontowo-Budowlane Krzysztof Świerski.

W dniu 16.06.2004 r. członkowie komisji przetargowej zgodnie z art. 17.ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych  złożyli pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności wynikających z powyższego art. ust. 1. 

Komisja przetargowa dokonała sprawdzenia ofert i na podstawie kryteriów oceny określonych w dokumentacji przetargowej, dokonała wyboru wykonawcy zadania. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro został w dniu 16.06.2004 r. zatwierdzony przez Dyrektora Szkoły  oraz zgodnie z art. 92 Prawa zamówień publicznych o wyborze oferty powiadomiono pisemnie w dniu 17.06.2004 r. oferenta wyłonionego w postępowaniu przetargowym, natomiast nie powiadomiono oferenta drugiego co jest niezgodne z powyższym artykułem.

Z wyłonionym w drodze przetargu nieograniczonego wykonawcą, Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 9 w dniu 21.06.2004 r. zawarł umowę na wykonanie  remontu za kwotę określoną w ofercie tj. 36.483,42 zł (brutto).

Zawarcie umowy w powyższym terminie tj. w piątym dniu po wyborze oferenta narusza art. 94 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych. Zgodnie z powyższym „zamawiający zawiera umowę w sprawie zamówienia publicznego w terminie nie krótszym niż 7 dni od dnia przekazania zawiadomienia o wyborze oferty, nie później jednak niż przed upływem terminu związania ofertą” 

W dniu 25.06.2004 r. inwestor przekazał plac budowy wykonawcy. W prowadzonym postępowaniu termin zakończenia robót wyznaczono na dzień 13.08.2004 r. Ustalono, że protokół odbioru robót został sporządzony w dniu 6.08.2004 r. 

Za wykonane roboty wykonawca obciążył Szkołę fakturą  VAT 03/08/2004 z dnia 9.08.2005 r. na kwotę  36.482,36 zł. (brutto), którą zapłacono przelewem w dniu 27.08.2004 r.

 

2.    Remont sanitariatów - w.c.   -  dziewcząt  I piętro.

 

Zarządzeniem Nr201/1393/04 z dnia 16 sierpnia 2004 r. Prezydent Miasta wprowadził zmiany w planie wydatków budżetowych Miasta Koszalina na 2004 r. przydzielając Szkole Podstawowej Nr 9 dodatkowe środki finansowe w wysokości 36.000 zł na drugi etap rozpoczętego w br. remontu sanitariatów młodzieży.

Dyrektor Szkoły, Zarządzeniem  z dnia 10.08.2004 r. powołała komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego o wartości poniżej 60.000 euro na realizacje zadania – remont sanitariatów – w.c. dziewcząt – I piętro.

 

Wartość szacunkową robót ustalono na podstawie kosztorysów inwestorskich na łączną kwotę 34.489,53 zł., co stanowi 7.791 euro (kurs euro na dzień 17.08.2004 r. wynosił 4,4268 zł - Tabela kursowa nr 160/A/NBP/2004).

Ogłoszenie o przetargu zostało zgodnie z art. 40 ust. 1 Prawa zamówień publicznych zamieszczone na tablicy ogłoszeń w Szkole w dniu 17.08.2004 r.

W treści ogłoszenia zawarto wszystkie informacje określone w art. 41 ww. Ustawy.

Termin składania ofert zamawiający wyznaczył na dzień 24.08.2004 r. do godz. 945  natomiast termin i miejsce otwarcia ofert określono na godzinę 1000 tego samego dnia w siedzibie zamawiającego. Stwierdzono, że wyznaczając termin składania ofert krótszy niż 15 dni od dnia ogłoszenia, Dyrektor naruszył art. 43 ust.1  Prawa zamówień publicznych.

W specyfikacji istotnych warunków zamówienia w części „Instrukcja dla wykonawców” w pkt.1 ppkt. 1.3 zapisano, że termin składania ofert upływa dnia 24.08.2004 do godziny 9.45. Powyższy zapis narusza art. 43 ust.1  Prawa zamówień publicznych.

Do oceny ofert wyznaczono kryterium  - cena - 100 %

W wyznaczonym przez Zamawiającego terminie wpłyneły dwie oferty:

-  oferta nr 1 – Zakład Ogólnobudowlany PRIMA Zenek Bednarek, cena ofertowa  35.995,16 zł (brutto);

-   oferta  nr 2 –  Przedsiębiorstwo Handlowo-Usługowe „EKOTERMBUD”    Majchrzak, Moch Sp.Jawna, cena ofertowa 38.016,38 zł (brutto).

W dniu 24.08.2004 r. członkowie komisji przetargowej zgodnie z art. 17.ust.2 ustawy Prawo zamówień publicznych złożyli pisemne oświadczenie o braku lub istnieniu okoliczności wynikających z powyższego art. ust. 1. 

Komisja przetargowa dokonała sprawdzenia ofert i na podstawie kryteriów oceny określonych w dokumentacji przetargowej  dokonała wyboru wykonawcy zadania. Protokół z postępowania o udzielenie zamówienia o wartości zamówienia nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 60.000 euro został w dniu 25.08.2004 r. zatwierdzony przez Dyrektora Szkoły Podstawowej Nr 9.

Zgodnie z art. 92 Prawa zamówień publicznych o wyborze oferty najkorzystniejszej powiadomiono pisemnie w dniu 25.08.2004 r. oferentów, których oferty rozpatrywano w postępowaniu przetargowym.

Z wyłonionym w drodze przetargu nieograniczonego wykonawcą (Zakład Ogólnobudowlany PRIMA Zenek Bednarek), Dyrektor Szkoły Podstawowej Nr 9 w dniu 25.08.2004 r. zawarł umowę na wykonanie  remontu za kwotę określoną w ofercie tj. 35.995,16 zł (brutto).

Zawarcie umowy w powyższym terminie tj. w pierwszym  dniu  po  wyborze oferenta narusza art. 94 ust.1 ustawy Prawo zamówień publicznych.

W dniu 25.08.2004 r. inwestor przekazał plac budowy wykonawcy.

W prowadzonym postępowaniu termin zakończenia robót wyznaczono na dzień 10.09.2004 r. Roboty zakończono w dniu 8.09.2004 r. Ustalono, że protokół odbioru robót został sporządzony w dniu 14.09.2004 r., Komisja dokonała odbioru robót budowlanych (remontowych) pod względem jakościowym i kosztorysowym. Komisja uznała roboty za odebrane i obiekt może być przekazany użytkownikowi do eksploatacji.

Za wykonane roboty wykonawca obciążył Szkołę fakturą  VAT 01/10/2004 z dnia 1.10.2004 r. na kwotę  35.995,16 zł. (brutto), którą zapłacono przelewem w dniu 1.10.2004 r.

Należy stwierdzić, że Dyrektor Szkoły  przy wyborze oferty do wykonania opisanych powyżej zadań, naruszył następujące przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych:

·     w pierwszym postępowaniu przetargowym:

   -   po wyborze oferty i zatwierdzeniu protokołu postępowania o udzielenie zamówienia nie powiadomiono wszystkich oferentów o jego rozstrzygnięciu powyższe działanie jest niezgodne z art. 92 Ustawy Prawo zamówień publicznych.

   -   zamawiający zawarł umowę z wyłonionym w postępowaniu przetargowym oferentem w piątym dniu od powiadomienia oferenta którego ofertę wybrano, co jest niezgodne z art. 94 Ustawy.

·     w drugim postępowaniu przetargowym:

   -  zamawiający w treści ogłoszenia jak też w Specyfikacji istotnych warunków zamówienia wskazał termin składania ofert krótszy niż 15 dni od dnia ogłoszenia, stanowi to naruszenie art. 43 ust.1 Ustawy.

-  tak jak w pierwszym postępowaniu zawarto umowę na wykonanie zadania z oferentem wyłonionym w postępowaniu przetargowym w dniu następnym po jego rozstrzygnięciu, powyższe działanie jest niezgodne z art. 94 ustawy. 

 

Niniejszy protokół składa się z 22  stron oraz niżej wymienionych załączników:

     Załącznik  nr 1     Protokół z kontroli kasy;

     Załącznik nr 2  - Zestawienie zaliczek udzielonych pracownikom Szkoły Podstawowej Nr 9 za okres 1.01.-31.12.2004 r.

     Załącznik  nr 3   - Tabela - wykaz umów najmu w Szkole Podstawowej Nr 9.

  

Kierownik jednostki kontrolowanej oraz jej główny księgowy zostali poinformowani o przysługującym im prawie składania wyjaśnień i zgłaszania zastrzeżeń do treści protokołu. Paragraf 33 Instrukcji kontroli stanowiącej załącznik do zarządzenia wewnętrznego nr 60/04 z dnia 22 marca 2004 r. Prezydenta Miasta Koszalina brzmi:

 

§ 33

 

1.      Protokół kontroli oraz sprawozdanie z kontroli podpisuje kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej, a jeśli kontrola obejmowała sprawy finansowo - księgowe także główny księgowy tej jednostki.

2.      Przedstawiciele jednostki kontrolowanej mają obowiązek podpisać protokół z kontroli w terminie 3 dni od daty przekazania przez kontrolującego (lub kierownika zespołu kontrolnego) lub zgłosić w tym czasie zastrzeżenie do ustaleń kontroli lub wyjaśnienie albo złożyć  wniosek o jego uzupełnienie bądź odmówić jego podpisania.

3.      Jeśli przed podpisaniem protokołu kontroli kierownik jednostki kontrolowanej lub główny księgowy zgłasza zastrzeżenia co do jego treści kontrolujący dodatkowo bada zasadność tych zastrzeżeń i w uzasadnionych wypadkach uzupełnia protokół.

4.      Jeśli kierownik jednostki organizacyjnej lub główny księgowy jednostki kontrolowanej odmawia podpisania protokołu to jest zobowiązany złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

5.      Protokół z kontroli, którego podpisania odmówił kierownik jednostki organizacyjnej lub główny księgowy, podpisuje kontrolujący (lub kierownik zespołu kontrolnego) czyniąc w protokole wzmiankę o odmowie podpisania protokołu oraz dołączając złożone przez kierownika lub głównego księgowego jednostki pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

6.      Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

 

Kierownik jednostki kontrolowanej oraz jej główny księgowy zostali poinformowani o przysługującym im prawie umieszczania podpisów na każdej stronie protokołu.

 

Egzemplarz nr 2 protokołu, znak BK.ZD.0913-1-6/05 został doręczony kierownikowi jednostki kontrolowanej 27.04.2005 roku w celu ustosunkowania się do zawartych w nim ustaleń  i w celu wniesienia uwag i zastrzeżeń do jego treści.

 

............................................................                          ......................................................

podpis kontrolującego                                                     podpis kierownika kontrolowanej jednostki

Protokół, znak BK.ZD.0913-1-6/05  został sporządzony w trzech egzemplarzach, z których egzemplarz nr 2 przekazano kierownikowi jednostki kontrolowanej.

DATA PODPISANIA PROTOKOŁU 29.04. 2005 r.

 

KONTROLUJĄCY                                                                   KONTROLOWANI


 
 
ilość odwiedzin: 402584

Biuletyn Informacji Publicznej wykorzystuje pliki cookies.

Korzystanie z serwisu oznacza zgodę na ich zapis lub odczyt zgodnie z ustawieniami przeglądarki.

Więcej informacji na stronie Polityki Prywatności.

X